Event-Partner richtig wählen: Tipps zur Auswahl von Veranstaltungspartnern

Ein erfahrener Veranstaltungspartner steht Ihnen mit umfangreichem Fachwissen und langjähriger Erfahrung in der Planung, Konstruktion und Montage von temporären Eventgebäuden zur Seite. Zugleich sind erfahrene Event-Partner Experten im Projektmanagement und können selbst sehr komplexe Projekte zeitgerecht und innerhalb des Budgets umsetzen. Gleichzeitig können sie den gesamten Planungs- und Montageablauf koordinieren und überwachen.

Ein Veranstaltungspartner mit Erfahrung weiß, worauf bei Events zu achten ist und vergisst gleichzeitig nicht, dass Ihre Veranstaltung einzigartig ist und eine individuelle Planung braucht. Diese kann jedoch nur realisiert werden, wenn der potentielle Event-Partner an Ihren Ideen und Vorstellungen interessiert ist. Im Zuge von Beratungen sollte daher aufmerksam zugehört werden, um herauszufinden, welche Wünsche der Kunde hat. Gleichzeitig hilft es, viele Fragen zu stellen, um Schritt für Schritt die ideale Lösung für die jeweilige Veranstaltung zu finden.

Stellt Ihnen ein Event-Partner viele Fragen, ist dies somit ein gutes Zeichen und zeigt von Engagement. So erkennen Sie sein Interesse an Ihrem Vorhaben und können sicher sein, dass jedes Detail bedacht wird. All Ihre Informationen nutzt ein kompetenter Veranstaltungspartner, um Ihnen die perfekte Lösung oder verschiedene Lösungsansätze anzubieten.

Um herauszufinden, wie engagiert Ihr Lieferant ist, können auch Sie einige Fragen an ihn richten. Diese können beispielsweise folgende Themen betreffen:

• Case Studies und Referenzen: Welche ähnlichen Projekte hat das Unternehmen bereits durchgeführt?
• Zertifizierungen und Standards: Nach welchen Standards werden die Gebäude errichtet? Sind die Gebäude und verwendeten Materialien zertifiziert?
• Herstellungsprozess: Wo werden die Produkte konzipiert und hergestellt?
• Herkunft der Materialien: Woher stammen die Materialien?

Tipp: Prüfen Sie neben den Qualitäten des Event-Partners auch jene des Herstellers. Ein Blick auf die Unternehmenswebsite des Herstellers gibt in der Regel noch detailliertere Informationen über die Qualität der bereitgestellten Party- und Festzelte.

Im Mittelpunkt jeder Kooperation mit einem Veranstaltungspartner sollten Ihre Bedürfnisse und Wünsche stehen. Das mag selbstverständlich klingen, ist es in der Praxis jedoch leider nicht immer. Häufig werden von Lieferanten generische Angebote gelegt, die nicht auf die Kundenwünsche eingehen. Das ist nicht immer einer generellen unzuverlässigen Arbeitsweise geschuldet, dahinter können auch Stress oder interne Zielvorgaben stehen. Auf die Beratungsqualität sollten diese Faktoren dennoch keine Auswirkungen haben. 

Fragen Sie im Zuge der Beratungsgespräche offensiv nach, weshalb genau dieses Produkt für Sie gewählt wurde und wie es sich von anderen Produkten unterscheidet. Wo liegen die Vorteile und wo die Nachteile der jeweiligen Raumlösung? Welche Kostenunterschiede ergeben sich für Sie? Je mehr Sie nachfragen, desto eher erkennen Sie, ob das Unternehmen wirklich in Ihrem Interesse handelt und Ihnen exakt jenes Produkt anbietet, das Ihren Anforderungen entspricht. Oftmals hilft auch eine kurze Recherche zu dem jeweiligen Unternehmen, um einen ersten Eindruck zu erhalten.

Auch wenn die Montage von temporären Bauten in Leichtbauweise in nur wenigen Tagen erfolgt, sollte nicht unterschätzt werden, wie komplex der gesamte Bauprozess ist. Oft werden viele verschiedene Gewerke benötigt, bis ein Zelt schlüsselfertig ist. Dazu zählt nicht nur die Konstruktion selbst, sondern auch die Planung der Zugänge, der Beleuchtung, des Fußbodenaufbaus und vieler weiterer wichtiger Details. Bei Bedarf müssen auch das Mobiliar, die Dekoration sowie das Catering mit eingeplant werden. Die Koordination dieser vielen Aufgaben und Schritte kann sehr zeitaufwendig sein. Mit einem kompetenten Veranstaltungspartner an Ihrer Seite können Sie den Koordinationsaufwand und viele Aufgaben in verlässliche Hände legen.

Kompetente und erfahrene Event-Partner übernehmen in der Regel folgende Aufgaben, um Ihnen den gesamten Projektablauf so einfach wie möglich zu gestalten:

• Projektplanung und Projektleitung
• Konstruktionsplanung
• Planung von Elektro- und Sanitärinstallation
• Planung von Zeltausstattung und Zeltzubehör
• Baustellenvorbereitung
• Koordination der verschiedenen Lieferanten und Gewerke
• Logistikplanung
• Baustellenleitung und Montage
• fortlaufende Unterstützung, auch nach der Montage

Nachdem Sie von Ihrem potentiellen Event-Partner ein Angebot erhalten haben, das all Ihre Anforderungen abdeckt, ist es nun wichtig, das Angebot im Detail durchzugehen. Nur so können Sie herausfinden, mit welchen Kosten Sie am Ende des Projektes tatsächlich rechnen müssen. Denn nicht immer werden in einem Angebot alle anfallenden Kosten angeführt. Stellen Sie somit sicher, dass zu dem im Angebot angeführten Preis keine weiteren Kosten auf Sie zukommen und es sich um den endgültigen Gesamtbetrag handelt. 

Fragen Sie dazu konkret nach Kosten, die noch anfallen können. Im Fall eines verlässlichen Veranstaltungspartners sind im Angebot bereits alle anfälligen Kosten inkludiert und Zusatzkosten ausgeschlossen, es sei denn, Sie wünschen sich zusätzliche Leistungen.

Bei der Wahl des richtigen Veranstaltungspartners spielt Qualität eine wichtige Rolle. Aber woran können Sie Qualität erkennen? Das zeigen wir Ihnen im Detail:

Hochwertige Materialien: Welche Materialien verwendet werden, ist ausschlaggebend für die Tragfähigkeit, Langlebigkeit und Nachhaltigkeit Ihres temporären Gebäudes. Verlässliche und kompetente Event-Partner kooperieren mit erstklassigen Herstellern von Eventzelten wie HTS TENTIQ, da diese auf qualitativ hochwertige Materialien setzen, um für Kunden zufriedenstellende Lösungen zu erzielen. 

Zertifizierungen: Zur einfacheren Überprüfung von Qualitätsstandards eines Event-Partners können Sie die Zertifizierungen, Normen und Standards für Baustoffe heranziehen, welche der kooperierende Hersteller bei der Zeltproduktion verwendet. Denn diese definieren für Gebäude und Baustoffe wichtige Kriterien hinsichtlich Brandschutz, Stabilität, Tragfähigkeit, Energieeffizienz und Recyclingfähigkeit, Haltbarkeit, Witterungsbeständigkeit und Langlebigkeit. Sind die Baustoffe und Gebäude des Zeltherstellers zertifiziert und nach europäischen oder internationalen Standards gefertigt, so entsprechen sie auch den geltenden gesetzlichen Vorschriften und Bauvorschriften.

Expertise: Ein Lieferant mit Erfahrung in der Errichtung von temporären Gebäuden wird seine Expertise auch in Ihr Vorhaben einfließen lassen. Nutzen Sie dieses Wissen, um für Sie die beste Raumlösung zu realisieren. Wenngleich die Zusammenarbeit mit einem neu gegründeten Event-Partner ebenso erfolgreich sein kann, bringt Ihnen ein langjähriges Marktbestehen Ihres Veranstaltungspartners sehr viel Know-how für Ihr Event. 

Beratung: Der Kundenservice ist ein wesentlicher Qualitätsaspekt bei der Suche nach einem verlässlichen Event-Partner. Rundum sorglos können Sie in Ihr Vorhaben starten, sofern Beratung und Betreuung von der Planung bis zur Montage und Wartung gegeben sind. Stellen Sie sicher, dass Sie einen Ansprechpartner haben, der für Sie einfach zu erreichen ist und sich um Ihre Anliegen kümmert.

Verfügbarkeit und Produktionskapazität: Bei der Eventplanung muss das temporäre Gebäude bis zu einem ganz bestimmten Zeitpunkt einsatzbereit sein. Lieferverzögerungen sind besonders im Eventmanagement eine große Gefahr für den Erfolg der Veranstaltung. Informieren Sie sich über die Lagerkapazitäten des Event-Partners bzw. die Produktionskapazitäten des zuliefernden Zeltherstellers, denn aus diesen können Sie auch auf die Verfügbarkeit schließen.

Als führender Zelthersteller und bewährter Zulieferer für zahlreiche Event-Partner verfügen wir über umfangreiches Fachwissen, worauf es bei Raumlösungen im Eventbereich wirklich ankommt. Hohe Qualitätsansprüche sind das Fundament all unserer Fachabteilungen. Nur so können wir bereits seit mehr als zwei Jahrzehnten hochwertige temporäre Gebäude liefern, auf die sich unsere Kunden verlassen können. 

Die Qualität beginnt bei uns bereits bei der Materialbeschaffung. Unsere Produkte werden gemäß ISO-Zertifizierungen und nach europäischen und internationalen Standards gefertigt. Wir beziehen unsere Materialien aus Europa und verwenden für unsere Gerüste ausschließlich stranggepresstes Aluminium, das auf Lebenszeit korrosionsfrei ist. Feuerverzinktes Stahl setzen wir für die Einschübe und Verbindungsteile ein. Alle unsere Konstruktionen werden gemäß DIN EN 13782 entwickelt und können abhängig vom Typ und der Ausführung Windgeschwindigkeiten zwischen 80 km/h und 102 km/h standhalten. Hergestellt werden die meisten Produktbestandteile in Deutschland, an unserem Standort in Kefenrod.

Um für Sie den größten Nutzen zu erzielen, arbeiten wir ständig an der Optimierung unserer Produkte. So sind unsere temporären Gebäude für eine Nutzungsdauer von mehreren Jahrzehnten konzipiert und können ohne großen Aufwand demontiert und an einem anderen Ort wieder aufgebaut werden. Muss Ihr bestehendes Zelt für den nächsten Event erweitert werden, stellt das durch unser modulares Baukastensystem kein Problem dar. Hand in Hand mit einer bestmöglichen Produktqualität geht für uns eine hohe Servicequalität. Von der Planung und Konstruktion bis hin zur Montage stehen wir unseren Kooperationspartnern mit einem umfassenden Service bei Seite. Wir unterstützen bei der Auswahl des perfekten Zubehörs, bei der Bauanzeige oder einer eventuellen Baugenehmigung und allen Sicherheitsfragen. Als erfahrener Zelthersteller verfügen wir über ein sehr großes Netzwerk an Lieferanten und Event-Partnern, die Sie bei der Umsetzung Ihres Events unterstützen können. Auch nach der Errichtung eines temporären Gebäudes stehen wir unseren Partnern und Kunden beratend zur Seite und zwar genau so lange, wie sie es benötigen.